Política Interna de Privacidade e Proteção de Dados

Primeiro Tabelionato de Notas e Protestos da Comarca de Lages - SC  |  Versão 1, revisão 1 — maio de 2026

1. Introdução

O Primeiro Tabelionato de Notas e Protestos da Comarca de Lages - SC trata seus dados pessoais em conformidade com as atividades dispostas em seu objeto social, por meio de processos adequados à LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) – e que seguem as melhores práticas.

A Política Interna de Privacidade e Proteção de Dados é aplicável a todos que, de alguma forma, realizam tratamento de dados pessoais em nome do Tabelionato, seja na posição de colaborador, parceiro comercial, fornecedor, representante, entre outras funções que possuam acesso a serviços, informações, sistemas e recursos. Logo, é aplicável a todas as áreas da serventia.

2. Objetivos

• Implementar diretrizes para o tratamento de dados pessoais que devem ser incondicionalmente seguidas por qualquer pessoa relacionada, seja colaborador ou prestador de serviço, com o Tabelionato;
• Incentivar o uso das melhores práticas de proteção de dados, a fim de atender às expectativas regulatórias estabelecidas com o advento da LGPD.

3. Finalidade e fundamento jurídico

Os dados pessoais de colaboradores, representantes e prestadores de serviço só serão utilizados para dar suporte às operações da serventia e administrar programas de remuneração, benefícios, recursos humanos ou, ainda, quando for necessário para cumprimento de obrigações legais. Excepcionalmente, será necessária a obtenção de consentimento dos referidos titulares para tratamento de dados com finalidade diferente daquelas descritas nesta Política.

Todo e qualquer tratamento de dados pessoais na serventia ou em favor do Tabelionato contará com uma finalidade legítima, específica e amparada em pelo menos uma das hipóteses legais previstas na LGPD, sendo que nenhum dado pessoal será tratado para finalidade diversa daquela informada ao seu titular.

Todo e qualquer novo processo, atividade ou operação do Tabelionato que envolva o tratamento de dados pessoais será reportado por escrito ao Encarregado, o qual poderá formular recomendações de ajuste de conformidade.

O titular será adequadamente informado sobre o tratamento de seus dados pessoais. Nos casos em que for necessário o compartilhamento de dados pessoais com outra organização, o Tabelionato garantirá a disponibilização, quando solicitado pelos titulares, de informações claras sobre este compartilhamento, incluindo qual a sua finalidade.

A serventia manterá registro atualizado das operações de tratamento de dados pessoais realizadas em suas atividades, contendo, no mínimo, a finalidade do tratamento, a base legal aplicável, as categorias de dados tratados, os responsáveis pelo tratamento e os eventuais compartilhamentos realizados.

4. Adequação, necessidade e qualidade

Toda e qualquer operação de tratamento de dados pessoais será balizada pelo princípio da necessidade e se realizará da forma menos invasiva possível ao titular. Ou seja, os dados pessoais coletados deverão ser adequados, respeitando a sua finalidade específica.

Além disso, devem ser corretos, completos de acordo com o objetivo do tratamento e atualizados, conforme o caso.

5. Atendimento às demandas do titular de dados

Sujeito às exceções legais, qualquer funcionário, representante ou prestador de serviço poderá obter, mediante solicitação, informações sobre seus próprios dados pessoais. O titular possui o direito de revogar o consentimento previamente fornecido para tratamento de dados, respeitadas as exceções previstas em lei.

6. Relações com terceiros

Na contratação com terceiros que tenham necessidade de acesso aos dados pessoais de colaboradores (operadores), será realizada uma diligência para examinar a maturidade institucional no quesito da proteção de dados pessoais. Neste sentido, a preferência da contratação será para a empresa que apresente uma maturidade institucional maior, sem prejuízo do exame dos demais indicadores negociais.

Os contratos celebrados com terceiros que tratem dados pessoais deverão conter cláusulas específicas de proteção de dados, confidencialidade, gestão de incidentes de segurança, portabilidade e reversibilidade dos dados, bem como obrigação de observância da LGPD.

7. Transferência internacional de dados pessoais

Excepcionalmente, os dados pessoais tratados poderão ser enviados para localidade fora do Brasil. Quando isso acontecer, a transferência observará as bases legais estabelecidas no art. 33 da Lei Geral de Proteção de Dados, com a certificação de que os destinatários de suas informações possuam um nível adequado de proteção delas.

8. Hierarquização de acesso

O acesso aos dados pessoais coletados será restrito aos colaboradores autorizados e que necessitarem realizar o tratamento desses dados para o desempenho de suas funções na serventia. Os colaboradores que utilizarem as informações coletadas de forma indevida ou inadequada, em descumprimento a esta Política, estarão sujeitos às consequências de um processo disciplinar.

O armazenamento das informações coletadas de usuários, sejam elas fornecidas pelo próprio usuário ou automaticamente obtidas pelos sistemas eletrônicos do Tabelionato, observará todos os padrões de segurança necessários para a preservação da confidencialidade e integridade dos dados pessoais.

Todos os dados pessoais que são transmitidos por meio de sistemas eletrônicos deverão obedecer a uma conexão segura, utilizando ferramentas adequadas. Os dados referentes às senhas e assinaturas eletrônicas dos usuários deverão ser armazenados na base de dados do Tabelionato e criptografados por algoritmos que garantam um nível alto de segurança.

Os sistemas utilizados na serventia deverão manter trilhas de auditoria (logs) que permitam a rastreabilidade das operações realizadas, registrando, no mínimo, identificação do usuário, data e hora da operação, natureza da ação executada e resultado obtido.

Sempre que aplicável, especialmente para acessos administrativos ou a sistemas críticos, deverão ser utilizados mecanismos de autenticação forte, preferencialmente com autenticação multifator, sendo vedado o uso de credenciais genéricas ou compartilhadas.

9. Segurança da informação

O Tabelionato buscará constantemente a adoção das melhores práticas em tecnologia e segurança da informação, visando garantir a proteção e a prevenção do dado pessoal. Isto inclui medidas de segurança técnicas e organizacionais para proteger os dados pessoais contra acesso não autorizado, manipulação acidental ou intencional, perda e destruição.

A serventia manterá procedimentos formais para gestão de incidentes de segurança da informação, contemplando identificação, classificação de gravidade, contenção, erradicação, recuperação e registro das ocorrências, bem como comunicação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), à Corregedoria competente e aos titulares dos dados quando houver risco ou dano relevante.

A serventia manterá política formal de cópias de segurança (backup), com execução automatizada e monitorada, assegurando a preservação e recuperação do acervo eletrônico, inclusive mediante armazenamento em ambiente tecnicamente independente e realização periódica de testes de restauração.

A serventia deverá identificar e classificar como dados críticos aqueles cuja perda, alteração ou divulgação indevida possa comprometer a validade jurídica dos atos, a continuidade do serviço ou a proteção de dados pessoais.

A serventia promoverá capacitação periódica de seus colaboradores acerca das boas práticas de segurança da informação e proteção de dados pessoais, registrando formalmente os treinamentos realizados.

O delegatário da serventia permanece pessoalmente responsável pela implementação e supervisão das medidas de segurança da informação e proteção de dados pessoais, ainda que parte das atividades técnicas seja executada por colaboradores ou fornecedores contratados.

9.1. Continuidade de negócios

A serventia manterá Plano de Continuidade de Negócios (PCN) e Plano de Recuperação de Desastres (PRD), contendo procedimentos destinados a assegurar a continuidade da prestação do serviço em situações de indisponibilidade de sistemas, falhas tecnológicas ou incidentes de segurança, incluindo definição de responsabilidades, estratégias de recuperação e testes periódicos.

10. Encarregado de proteção de dados (DPO)

O Tabelionato informará em sua página oficial na Internet o nome e os meios de contato do seu Encarregado pelo tratamento de dados pessoais, ao qual caberá:

• Receber requerimentos, reclamações e comunicações em geral dos titulares de dados pessoais;
• Ser ponto de contato com as autoridades fiscalizatórias;
• Coordenar a elaboração de Relatórios de Impacto à Proteção de Dados (RIPD) para averiguar o risco no uso de dados pessoais e a conformidade regulatória da serventia, especialmente no desenvolvimento de novos produtos, serviços e práticas;
• Realizar auditorias internas e proativamente estabelecer estratégias de compliance e prevenção de riscos envolvendo dados pessoais;
• Orientar e treinar os colaboradores da serventia a respeito das melhores práticas de proteção de dados pessoais;
• Coordenar a implantação e manutenção das medidas de mitigação de eventuais riscos identificados no RIPD ou outras análises realizadas;
• Coordenar as medidas de resposta a incidentes com vazamento ou furto de dados pessoais, incluindo o reporte às autoridades ou aos titulares respectivos;
• Avaliar os logs e registros gerados por ferramentas de segurança da informação adotadas na serventia e recomendar ações preventivas ou corretivas com respeito à proteção de dados pessoais;
• Acompanhar o processo de desenvolvimento de novos produtos e serviços, a fim de que seja assegurado o modelo Privacy by Design (PbD) em todos os níveis de concepção de inovações na serventia.

11. Transparência no tratamento de dados pessoais de colaboradores

Para auxiliar na transparência dos tratamentos de dados pessoais de colaboradores, o Tabelionato divulga o Termo de Ciência para Tratamento de Dados Pessoais para todos os colaboradores, onde constam os dados pessoais coletados e suas finalidades.

O Termo de Ciência é assinado tanto pelo responsável da serventia quanto pelos colaboradores e arquivado na sede da serventia.

12. Detalhamento dos tratamentos internos realizados

12.1. Tratamento de dados de colaboradores

Dados pessoais que coletamos

• Matrícula;
• Dados de seu documento de identificação, que podem incluir: nome, foto do documento, CPF, RG, CNH, naturalidade, nacionalidade, data de nascimento, sexo, nome de seu pai e de sua mãe;
• Dados de contato, que podem incluir: números de telefone residencial e/ou celular, endereço residencial e endereço eletrônico (e-mail);
• Título de eleitor;
• Carteira de trabalho;
• Número do PIS;
• Dado biométrico;
• Estado civil;
• Exame médico;
• Atestado médico;
• Controle de presença;
• Formação acadêmica;
• Escolaridade;
• Cargo;
• Renda;
• Conta corrente;
• Transações bancárias;
• Nome do cônjuge;
• Dados de identificação do cônjuge, que podem incluir: nome, foto do documento, CPF, RG, CNH, naturalidade, nacionalidade, data de nascimento, sexo, filiação;
• Dados de identificação dos filhos e/ou dependentes legais, que podem incluir: nome, foto do documento, CPF, RG, CNH, naturalidade, nacionalidade, data de nascimento, sexo, filiação.

Base legal

Cumprimento de obrigação legal ou regulatória (LGPD, art. 7º, II). As leis e provimentos que devemos observar são:

• DECRETO-LEI Nº 5.452, DE 1º DE MAIO DE 1943 (CLT);
• PORTARIA Nº 1.195, DE 30 DE OUTUBRO DE 2019 (Disciplina o registro de empregados e a anotação na Carteira de Trabalho e Previdência Social em meio eletrônico, e dá outras providências);
• LEI Nº 4.923, DE 23 DE DEZEMBRO DE 1965 (Institui o Cadastro Permanente das Admissões e Dispensas de Empregados);
• PORTARIA Nº 1.127, DE 14 DE OUTUBRO DE 2019 (Define as datas e condições em que as obrigações de prestação de informações pelo empregador nos sistemas CAGED e RAIS serão substituídas pelo Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - eSocial);
• Convenção coletiva do SINTRACESC - Sindicato dos Trabalhadores em Cartórios do Estado de Santa Catarina.

Quanto tempo meu dado fica guardado no cartório?

Cada tipo de documento relativo à contratação tem um tempo de guarda diferente. De modo geral as leis exigem:

• Documentos de desligamento da empresa: 2 anos;
• CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados): 3 anos;
• Documentos de folha de pagamento e sistemas: 10 anos;
• Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO): 20 anos;
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP): 20 anos;
• Documentos trabalhistas e previdenciários: 30 anos;
• Contrato de trabalho e livro ou ficha de registro do funcionário: indeterminado;
• Demais documentos: 5 anos.

Com quem compartilhamos seus dados pessoais

• Com o Contador José Maurício da Luz Koerich, para fechamento da folha de pagamento e demais obrigações trabalhistas e previdenciárias;
• Com o SINTRACESC - Sindicato dos Trabalhadores em Cartórios do Estado de Santa Catarina;
• Ministério do Trabalho e Previdência, para cumprimento das obrigações de prestação de informações pelo empregador no Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial);
• Caixa Econômica Federal, para troca de informações relacionadas ao FGTS com o uso do canal eletrônico Conectividade Social;
• Google, para utilização das ferramentas de colaboração e envio e recebimento de e-mails;
• Com Útil Card – ACIL, para oferecer cartão de alimentação e/ou refeição ao colaborador;
• Com Transul, para oferecer vale transporte (cartão vale) aos colaboradores.

Seus direitos como titular dos dados pessoais tratados

• Confirmação da existência de tratamento (LGPD, art. 18, I);
• Acesso aos dados (LGPD, art. 18, II);
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados (LGPD, art. 18, III);
• Informação sobre compartilhamento de dados (LGPD, art. 18, VII);
• Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa (LGPD, art. 18, VIII), em caso de benefícios não obrigatórios;
• Revogação do consentimento (LGPD, art. 18, IX), em caso de benefícios não obrigatórios;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados (LGPD, art. 18, IV), em caso de benefícios não obrigatórios;
• Eliminação dos dados pessoais tratados com o consentimento do titular (LGPD, art. 18, VI), em caso de benefícios não obrigatórios.

Como faço para exercer meus direitos relacionados acima?

• Fale diretamente com o responsável pelos recursos humanos da serventia; ou
• clique aqui e faça uma solicitação direta ao Encarregado pelo tratamento de dados pessoais do Tabelionato.

Controle de versão

Consulte também a Política de Privacidade, que descreve o tratamento de dados de clientes, candidatos e fornecedores.